Backup-Optionen festlegen

Mit dem Management-Cockpit lassen sich Lizenzpakete und Nutzer auf bequeme Weise verwalten.

Als Administrator mit einem «Professional»-Preisplan ermöglicht Ihnen das Management-Cockpit unter anderem Folgendes:

• Angebote erstellen sowie Bestellungen und Rechnungen einsehen
• Zugriffsberechtigungen zum Management-Cockpit erteilen
• Die Nutzerzahl erhöhen und Lizenz-Laufzeiten verlängern
• Die App-Kontaktliste verwalten
• Mit Threema Broadcast Nachrichten organisationsweit und automatisiert versenden
• Die App für alle oder einzelne Nutzer konfigurieren
• Den Zugang zur App steuern
• Die Nutzung der Threema-ID steuern
• Ein In-App-Logo festlegen
• Statistiken zur App-Nutzung einsehen
• Technischen Support anfordern
• API Keys verwalten

Zusätzlich zum Management-Cockpit können «Professional»-Kunden eine API zur Administration und Nutzerverwaltung verwenden.

Erwerben Sie zusätzliche Lizenzen für externe oder temporäre Angestellte, die zu Ihrem Team dazustossen. Sie können diese in Ihr bestehendes Lizenzpaket integrieren oder separat verwalten.

Die Verwendung eines Tags, z.B. «temporär», hilft Ihnen dabei, die Übersicht über solche Lizenzen zu wahren.

Nach Projektende können Sie ihnen den Zugriff zur Threema Work-App entziehen und/oder die Nutzung der Threema-ID unterbinden und sie damit dauerhaft von der internen Kommunikation ausschliessen. Mehr erfahren

Mit den nachfolgenden Konfigurationseinstellungen können Nutzer eines Lizenzpakets nur untereinander und ggf. mit den im Management-Cockpit hinzugefügten Kontakten kommunizieren. Die Kommunikation mit Externen wird damit ausgeschlossen.

Tipp: Wenn Sie Threema Broadcast verwenden, können Sie dieses Kommunikationsprinzip auch auf Ihre Broadcast-ID übertragen («Verfügbarkeit: Nur intern»).

Beim Löschen von Nutzern erscheinen Fragen, die Ihnen dabei helfen, die richtigen Schritte insbesondere bei Personalwechseln durchzuführen:

«Darf der Nutzer weiterhin die ID verwenden?

Antworten Sie mit «Nein», falls der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder grundsätzlich nicht mehr Nachrichten mit der bisherigen Threema-ID senden oder empfangen darf. Dies ist auch dann nützlich, wenn ein Nutzer versehentlich mehrere IDs erstellt hat. (Diese Antwort entspricht der bisherigen Funktion «ID widerrufen».)

Beachten Sie bitte:

• Das Widerrufen einer ID kann nicht rückgängig gemacht werden.
• Als Administrator können Sie die Threema-ID eines Nutzers unwiderruflich löschen, auch wenn dieser Nutzer ein Widerrufspasswort festgelegt hat.
• Es kann bis zu einer Stunde dauern, bis ein ID-Widerruf in Kraft tritt. Danach wird die ID des entsprechenden Nutzers innerhalb von 24 Stunden in der Kontaktliste seiner Kontakte durchgestrichen angezeigt (bzw. ausgeblendet, wenn in der App die Option «Inaktive Kontakte ausblenden» aktiviert ist).

Wenn Sie mit «Ja» antworten, erscheint eine Folgefrage, in der Sie bestimmen können, wo der Nutzer seine bisherige Threema-ID weiterverwenden darf. Wenn die ID wieder mit Zugangsdaten dieses Lizenzpakets verwendet wird, erscheint sie weiterhin in der Liste der aktiven Nutzer.

«Darf der Nutzer die App weiterhin verwenden?»

Antworten Sie mit «Nein», falls der Nutzer z.B. sein Gerät verloren hat, oder wenn Sie sichergehen möchten, dass er nicht mehr auf Chats zugreifen oder Anrufe tätigen kann. (Diese Antwort entspricht der bisherigen Funktion «Zugangsdaten löschen».)

Nutzen Sie unsere Schnittstellen, um Threema Work an Ihren zentralen Verzeichnisdienst (z.B. MS Exchange, AD oder LDAP) anzubinden:

• Threema Work-API
• Broadcast-API

Mögliche Arten der Integration sind nachfolgend im Detail erläutert.

In-App-Kontaktliste

Die Threema Work-App synchronisiert die Kontaktliste optional mit dem Adressbuch des mobilen Endgeräts. Ist das Adressbuch mit Ihrem zentralen Verzeichnisdienst (MS Exchange, AD, LDAP) gekoppelt, erfolgt die Zuordnung der Kontakte und der Threema-IDs automatisch: Die Kontakte, die Threema nutzen, erscheinen in der Kontaktliste der App. Erfahren Sie hier, wie Sie interne Kontakte kennzeichnen.

Sollten Sie die Kontakt-Synchronisation auf den mobilen Endgeräten unterbinden, können Sie Kontakte via Management-Cockpit zur Verfügung stellen. Über die Threema Work-API lässt sich das Hinzufügen von Kontakten ins Management-Cockpit automatisieren.

Nutzerverwaltung

Über die Threema Work-API lässt sich die Administration und Nutzerverwaltung automatisieren. Über die Schnittstelle können Sie alle Anpassungen vornehmen, welche Sie im Management-Cockpit manuell durchführen, unter anderem:

• Nutzer hinzufügen, ändern oder löschen
• App-Kontaktliste verwalten
• App konfigurieren (z.B. Videoanrufe unterbinden oder automatische Backups erstellen)

Identity Management

Im PDF-Dokument Threema Work – Einführung (S. 12) finden Sie eine schematische Darstellung, welche die Implementation des Identity Managements veranschaulicht.

Broadcast: Gruppen, Feeds und Verteilerlisten

Threema Broadcast ist das ideale Werkzeug für effiziente Top-Down-Kommunikation. Die Verwaltung von Feeds, Verteilerlisten und Gruppen sowie der Nachrichtenversand lassen sich automatisiert über die Broadcast-API abwickeln. Eine Anbindung an Ihren zentralen Verzeichnisdienst (z.B. MS Exchange, AD oder LDAP) gestaltet sich damit ganz einfach.

Die Kontaktliste der Threema Work-Nutzer kann wie folgt verwaltet werden:

Interne Kontakte kennzeichnen

Die farbigen Punkte neben einem Kontakt zeigen dessen Vertrauensstufe an. Nutzer des selben Lizenzpakets und hinzugefügte externe Kontakte können mit der blauen Vertrauensstufe markiert werden. Navigieren Sie im Management-Cockpit zu «Nutzerverwaltung > Einstellungen > Interne Kontakte kennzeichnen», um die blaue Vertrauensstufe zu (de)aktivieren.

Neue Nutzer automatisch in App-Kontaktliste anzeigen

Neu erstellte Nutzer können standardmässig in der App-Kontaktliste aller Nutzer angezeigt werden, indem Sie das Kästchen unter «Nutzerverwaltung > Einstellungen > Neue Nutzer automatisch in App-Kontaktliste anzeigen» ankreuzen.

Bei Nutzern und Kontakten sehen Sie anhand der Spalte «In Kontaktliste», ob sie Teil der App-Kontaktliste sind. Sie finden diese Angabe in der Übersichts der Nutzerverwaltung sowie in der Detailansicht eines Nutzers bzw. Kontaktes im Abschnitt «Nutzerangaben». Einmal hinzugefügt, können Sie einen externen Kontakt nicht mehr aus der App-Kontaktliste entfernen.

Unternehmensverzeichnis

Bei Organisationen, die einige Hundert oder mehrere Tausend Angehörige umfassen, führt das automatische Hinzufügen aller Kontakte zur Kontaktliste (wie oben beschrieben) unweigerlich zu einer unübersichtlichen und schwer handhabbaren Kontaktliste. Hier kommt das «Unternehmensverzeichnis» ins Spiel. Es bietet die Möglichkeit, zielsicher und effizient Kontakte derselben Organisation bzw. Lizenzpaket-Gruppe direkt in der App nachzuschlagen. Tags (und die Wildcard-Suche) erlauben z.B., das Verzeichnis nach den Mitgliedern einer bestimmten Abteilung zu filtern.

Das Unternehmensverzeichnis ist im Handumdrehen eingerichtet; Einzelheiten finden Sie in der entsprechenden Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Gut zu wissen: Falls das Unternehmensverzeichnis aktiv ist, aber in der App für bestimmte Nutzer nicht zur Verfügung stehen soll, setzen Sie in der App-Konfiguration bei den entsprechenden Nutzern die Konfigurationseinstellung «th_disable_work_directory» auf «An» und «true». Dadurch wird ihnen der Zugriff auf das interne Threema Work-Unternehmensverzeichnis verwehrt.

Kommunikation auf interne Kontakte beschränken (Closed User Group)

Mit den nachfolgenden Konfigurationseinstellungen können Nutzer eines Lizenzpakets nur untereinander und ggf. mit den im Management-Cockpit manuell hinzugefügten Kontakten kommunizieren (siehe «Kontakte zur Verfügung stellen» oben). Die Kommunikation mit Externen wird damit ausgeschlossen.

Die Funktion «Lizenzpaket-Gruppe» erlaubt, das Unternehmensverzeichnis über mehrere Lizenzpakete hinweg zu teilen. Die Kontaktsuche ist somit lizenzpaketübergreifend möglich. Dafür müssen mindestens zwei Lizenzpakete der Professional- oder Education-Preispläne zu einer Lizenzpaket-Gruppe zusammengeführt werden, und das Unternehmensverzeichnis muss aktiviert sein.

Möchten Sie die lizenzpaketübergreifende Kontaktsuche für alle Nutzer in der Lizenzpaket-Gruppe erlauben, gehen Sie wie folgt vor:

1. Melden Sie sich in Ihrem Administrationskonto an.
2. Aktivieren Sie das Unternehmensverzeichnis in den Lizenzpaketen, welche zu einer Gruppe zusammengeführt werden sollen. Navigieren Sie dazu zu «Nutzerverwaltung > Einstellungen» und kreuzen Sie das Kästchen bei «Unternehmensverzeichnis aktivieren» an.
3. Klicken Sie in der Übersicht «Lizenzpakete» auf die Schaltfläche «Neue Lizenzpaket-Gruppe».
4. Definieren Sie einen Namen für Ihre Lizenzpaket-Gruppe.
5. Verschieben Sie die gewünschten Lizenzpakete durch Ziehen und Loslassen in die Lizenzpaket-Gruppe.

Falls das Unternehmensverzeichnis in der App für bestimmte Nutzer nicht zur Verfügung stehen soll, nehmen sie die entsprechende Konfigurationseinstellung in der App-Konfiguration in Ihrem Management-Cockpit wie auf dieser Support-Seite unter «Unternehmensverzeichnis» beschrieben vor.

Gut zu wissen: Kontakte, welche über das Unternehmensverzeichnis gefunden und zum lokalen Adressbuch hinzugefügt werden, sind als interne Kontakte mit zwei blauen Punkten gekennzeichnet.

Einen Überblick, welche Konfigurationseinstellungen im Management-Cockpit verfügbar sind, erhalten Sie in unserer Produkt-Demo.

Beispiel: Erstellung eines Gruppenchats nur für einzelne Nutzer zulassen

Falls Sie kein externes MDM-System verwenden oder die App auch für Nutzer mit eigenen Geräten (BYOD) vorkonfigurieren möchten, bietet sich dazu die Verwendung der App-Konfiguration im Management-Cockpit an.

Anpassung für alle Nutzer (Global)

1. Öffnen Sie das Menü «App-Konfiguration» im Management-Cockpit, worauf Sie ins Untermenü «Global» gelangen.
2. Die Tabelle enthält neben dem Namen einer Konfigurationseinstellung auch eine kurze Beschreibung der Auswirkung.
3. In unserem Beispiel aktivieren Sie th_disable_create_group in der Rubrik «Kommunikation» und setzen die Konfigurationseinstellung auf true.

Anpassungen für einzelne Nutzer (Individuell)

1. Öffnen Sie das Untermenü «Individuell», und wählen Sie durch Klicken auf den Benutzernamen einen oder mehrere Nutzer, welche die App anders verwenden dürfen, als es die globalen Konfigurationseinstellungen vorgeben.
2. Nach dem Klick auf «Übernehmen» (die Anzahl ausgewählter Nutzer wird in Klammern angegeben) können Sie die App nach Auswahl der Rubrik weiter anpassen.
3. Aktivieren Sie die Konfigurationseinstellung in der Rubrik «Kommunikation» und belassen Sie die Einstellung auf false.

Sie haben nun erfolgreich die App so vorkonfiguriert, dass nur von Ihnen ausgewählte Nutzer Gruppenchats erstellen können.

Eingabe der individuellen Konfigurationseinstellungen optimieren

Ab mehreren Duzend Nutzern wird das manuelle Anpassen der einzelnen Werte aufwendig, und es empfiehlt sich, eine CSV-Datei mit den Werten zu importieren. Navigieren Sie im Management-Cockpit zu «App-Konfiguration», wählen Sie «Import/Export», und gehen Sie wie folgt vor:

1. Exportieren Sie die Konfigurationseinstellungen als CSV-Datei
2. Bearbeiten Sie die Konfigurationseinstellungen in der CSV-Datei
3. Importieren Sie die bearbeitete CSV-Datei

Nun sind die individuellen Konfigurationseinstellungen gesetzt.

Nutzen Sie die Threema Work-API, um den Prozess zu automatisieren.

Gut zu wissen

• Individuelle Konfigurationseinstellungen einzelner Nutzer werden höher gewichtet als globale Konfigurationseinstellungen für alle Nutzer, d.h., individuelle Konfigurationseinstellungen überschreiben globale Konfigurationseinstellungen.
• Alle Konfigurationseinstellung zur App-Anpassung sind sowohl im Management-Cockpit als auch in der Online-Hilfe dokumentiert.
• Einige wenige Konfigurationseinstellungen werden einmalig beim Lizenzieren der App gesetzt (und sind entsprechend in der App-Konfiguration mit einem Informations-Icon neben der Bezeichnung der Konfigurationseinstellung gekennzeichnet). Bei Nutzern, welche den Einrichtungsprozess abgeschlossen haben, werden die betreffenden Konfigurationseinstellungen nur aktualisiert, wenn die App neu installiert oder eine neue ID generiert wird.

Das Tilde-Symbol (~) vor einem Kontaktnamen zeigt an, dass der Name ein Nickname ist (z.B. «~Toni»). Dieser ist vom betreffenden Nutzer frei wählbar und entspricht damit nicht unbedingt dem tatsächlichen Namen des Nutzers (z.B. «Anton Muster»).

In folgenden Fällen wird die Tilde nicht eingeblendet:

• Sie geben den Vor- und Nachnamen des Nutzers als Administrator vor (via Konfigurationseinstellung oder in der Kontaktliste, die Sie über das Management-Cockpit zur Verfügung stellen).
• Die Kontaktsynchronisation ist beim Nutzer eingeschaltet, und die ID stimmt mit einer E-Mail-Adresseund/oder Telefonnummer eines im lokalen Adressbuch gespeicherten Kontakts überein. In diesem Fall wirdin der Kontaktliste statt des Nicknames der Name angezeigt, der im lokalen Adressbuchhinterlegt ist.
• Der Nutzer hat in der App in den Details eines Kontaktes den Namen manuell festgelegt. In diesem Fall wird die Eingabe des Nutzers als Kontaktname angezeigt, nicht der Nickname.

Kontaktliste in der App

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis neue Nutzer in der App erscheinen oder bis im Management-Cockpit vorgenommene Kontakt-Anpassungen in der App wirksam werden. Durch Herunterziehen der Kontaktliste in der App kann die Synchronisation jedoch manuell erzwungen werden.

Kontaktliste im Management-Cockpit

Der Abgleich zwischen dem Management-Cockpit und dem Directory-Server von Threema erfolgt einmal pro Stunde, daher kann es bis zu einer Stunde dauern, bis neue Nutzer im Management-Cockpit unter «Kontakte» erscheinen.

Threema Safe erstellt auf Wunsch regelmässig ein Backup der wichtigsten Daten und Einstellungen Ihrer Nutzer. Über Konfigurationseinstellungen in der Rubrik «Backups» lässt sich festlegen, ob Ihren Nutzern die Verwendung von Threema Safe freisteht (A) oder ob sie Threema Safe nicht verwenden können (B) bzw. verwenden müssen (C). Standardmässig kann Threema Safe genutzt werden.

(A) Threema Safe darf genutzt werden

Grundsätzlich brauchen Sie keine Anpassung an Konfigurationseinstellungen vorzunehmen, wenn Sie Ihren Nutzern überlassen möchten, ob sie Threema Safe verwenden oder nicht. Bitte beachten Sie aber:

• Falls th_disable_backups auf true gesetzt ist, müssen Sie diese Konfigurationseinstellung auf false setzen, um Ihren Nutzern die Verwendung von Threema Safe zu ermöglichen.

• Sofern Sie th_safe_enable bereits auf true oder auf false gesetzt haben, löschen Sie diese Konfigurationseinstellung bitte, um die Standardeinstellung wiederherzustellen und Ihren Nutzern die Verwendung von Threema Safe zu erlauben. Ist th_safe_enable gesetzt, ist die Nutzung von Threema Safe entweder obligatorisch ( true) oder unmöglich ( false).

Verwenden Sie th_safe_server_url, um festzulegen, auf welchem Server die Threema Safe-Backups gespeichert werden. Ist th_safe_server_url nicht gesetzt, können Ihre Nutzer die Threema Safe-Backups auf dem Threema-Server oder einem beliebigen anderen Server speichern. Informationen zur Server-Konfiguration …

(B) Threema Safe kann nicht genutzt werden

Wenn Sie th_disable_backups auf true gesetzt haben, können Ihre Nutzer Threema Safe nicht verwenden. Falls Sie th_disable_backups nicht auf true gesetzt haben, können Sie th_safe_enable auf false setzen, um zu verhindern, dass Ihre Nutzer Threema Safe verwenden.

(C) Threema Safe muss genutzt werden

Vergewissern Sie sich, dass die Konfigurationseinstellungen th_disable_backups und th_skip_wizard nicht auf true gesetzt sind, und setzen Sie anschliessend th_safe_enable auf true, um zu erzwingen, dass Ihre Nutzer Threema Safe verwenden.

Falls die Threema Safe-Backups Ihrer Nutzer auf Ihrem eigenen Server gespeichert werden sollen, geben Sie die URL zum Threema Safe-Verzeichnis auf Ihrem Server in th_safe_server an. Ist diese Konfigurationseinstellung nicht gesetzt, wird der Threema-Server verwendet. Falls Ihr Server eine Authentifizierung erfordert, legen Sie bitte Benutzername und Passwort in th_safe_server_username und th_safe_server_password fest.

Threema-ID automatisch wiederherstellen: Dies erfordert ein externes MDM-System und ist in der App-Konfiguration im Management-Cockpit nicht verfügbar. Wenn th_safe_password und th_safe_restore_id gesetzt sind, wird das Backup ohne Zutun des Nutzers wiederhergestellt. So brauchen Nutzer auch bei einer Neuinstallation oder nach einem Gerätewechsel kein Passwort einzugeben und können sofort weiterarbeiten.

Unternehmenslogo

Steigern Sie die Identifikation mit dem Unternehmen und stärken Sie die Corporate Identity, indem Sie Ihr eigenes Unternehmenslogo in der App platzieren.

Interne Kontaktliste

Pflegen Sie Ihre eigenen Kontakte in die App ein. Interne Kontakte werden mit zwei blauen Punkten gekennzeichnet. Mehr erfahren…

Interner Support

Legen Sie fest, wie Ihre Nutzer First-Level-Support erhalten, indem Sie eine URL für den Internen Support in die App integrieren.

Als Administrator eines Lizenzpakets können Sie weitere Administratoren ernennen und diesen verschiedene Zugriffsberechtigungen erteilen.

Navigieren Sie im Management-Cockpit zu «Zugriffsberechtigungen». Fügen Sie zunächst durch Klicken auf die entsprechende Schaltfläche einen Benutzer hinzu, und bestimmen Sie anschliessend die gewünschten Zugriffsberechtigungen, indem Sie die betreffenden Kontrollkästchen aktivieren.

Schützen Sie Ihren Zugang zum Management Cockpit zusätzlich durch Zwei-Faktor-Authentifizierung mit Threema oder einem Dienst Ihrer Wahl.

1. Melden Sie sich unter https://work.threema.ch/de/anmelden an.
2. Wählen Sie im Menü «Profil», und klicken Sie auf «Anmeldung und Sicherheit».
3. Folgen Sie den Anweisungen.
4. Speichern Sie die Ersatzcodes, welche Sie nach der Einrichtung erhalten. Mit diesen Codes können Sie sich anmelden, falls Sie einmal Ihr Mobilgerät verlieren sollten.

Firewall-Einstellungen können dazu führen, dass die Threema Work-App keine Server-Verbindung herstellen kann oder dass der Zugriff auf das Management-Cockpit blockiert ist. Um Abhilfe zu schaffen, öffnen Sie bitte die entsprechenden TCP-Ports.

Threema Work-App: Die TCP-Ports 443 und 5222 müssen für ausgehende Verbindungen offen sein. Die Übertragung von Nachrichten erfolgt über Port 5222 mit Port 443 als Ausweichmöglichkeit bei Verzögerungen. Für die Abfrage von Verzeichnisdaten (Kontaktsynchronisation etc.) und zur Übertragung von Medien wird HTTPS über Port 443 verwendet.

Threema-Anrufe: Der UDP-Port 3478 muss für ausgehende Verbindungen offen sein.

Threema-Gruppenanrufe: Die UDP-Ports 22500–22532 müssen für ausgehende Verbindungen offen sein.

Management-Cockpit: Der TCP-Port 443 muss für ausgehende HTTPS-Verbindungen offen sein.

Bei Verbindungsschwierigkeiten mit der Desktop-App oder dem Web-Client konsultieren Sie bitte diesen FAQ-Eintrag.

Welche Backup-Optionen Ihren Nutzern (nicht) offenstehen, lässt sich über Konfigurationseinstellungen festlegen. Standardmässig sind alle Backup-Optionen verfügbar.

Gar keine Backups zulassen

Mit th_disable_backups lässt sich verhindern, dass Backups jeglicher Art erstellt werden. (Diese Konfigurationseinstellung übersteuert alle folgenden Konfigurationseinstellungen.)

ID-Export unterbinden

Um zu verhindern, dass Ihre Nutzer die eigene Threema-ID exportieren, setzen Sie die Konfigurationseinstellung th_disable_id_export auf true.

Daten-Backups unterbinden (Android)

In Threema Work für Android lassen sich Daten-Backups erstellen. Verwenden Sie die Konfigurationseinstellung th_disable_data_backups , um das zu verhindern.

Aufnahme in Betriebssystem-Backups unterbinden (iOS)

Unter iOS besteht die Möglichkeit, Threema-Daten in iCloud/iTunes-Backups aufzunehmen. Mit der Konfigurationseinstellung th_disable_system_backups lässt sich dies verhindern.

Threema Safe unterbinden

Setzen Sie th_safe_enable auf false, um die Nutzung von Threema Safe zu verhindern. Näheres über die Konfiguration von Threema Safe erfahren Sie in diesem Hilfe-Eintrag.

Nutzerverwaltung mit Management-Cockpit

Unabhängig vom Betriebssystem Ihres Computers werden folgende Browser unterstützt: Mozilla Firefox, Google Chrome, Chromium, Opera und Safari. Andere Browser werden nicht unterstützt.

App-Nutzung mit Mobilgerät (Smartphone oder Tablet)

Andere Betriebssysteme werden nicht unterstützt.