Können Sie sich Ihre Arbeit ohne E-Mail vorstellen? Sie sind nicht alleine: Seit Jahrzehnten ist die E-Mail nicht mehr aus der Unternehmenskommunikation wegzudenken. Und auch wenn seit dem Versand der ersten E-Mail im letzten Jahrhundert etliche weitere Online-Kommunikationsdienste hinzugekommen sind, wird E-Mail gemäss zahlreicher Studien noch immer als häufigstes Kommunikationsmittel eingesetzt. Weshalb also sollte dieser bewährte Kanal durch Instant Messaging ersetzt oder zumindest damit ergänzt werden?
Textnachrichten werden schneller gelesen
Zahlreiche ungelesene E-Mails im Postfach sind keine Seltenheit, wohingegen neue Nachrichten auf dem Smartphone nur selten lange ungelesen bleiben. Gemäss einer Studie von Gartner werden 98% aller Textnachrichten gelesen, jedoch nur 20% aller E-Mails. Die Antwortrate sieht ähnlich aus: Während auf 45% aller Textnachrichten geantwortet wird, werden nur 6% aller E-Mails beantwortet. Durch die Flut an E-Mails kann es schnell passieren, dass wichtige Informationen untergehen. Lange Rede, kurzer Sinn: Mit Textnachrichten werden Empfänger schneller erreicht und wichtige Informationen eher gelesen als mit E-Mail.
Nicht sicher genug für den Austausch sensibler Informationen
Der Austausch von E-Mails zwischen Sender und Empfänger erfolgt standardmässig ohne Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Das bedeutet, dass diese u.U. mitgelesen oder gar manipuliert werden können. Unternehmen gehen damit grosse Risiken ein, besonders, wenn sensible Geschäftsdaten über E-Mail übermittelt werden. Beim Business-Messenger Threema Work sind nicht nur alle Nachrichten, sondern auch Anrufe und Dateien durchgängig Ende-zu-Ende-verschlüsselt, was gewährleistet, dass vertrauliche Inhalte nicht an unerwünschte Dritte gelangen.
Ein weiteres Risiko für Unternehmen sind Cyberattacken über E-Mail: Gemäss einer Studie von Verizon erfolgen rund 96% aller Phishing-Attacken über E-Mail. Angreifer versuchen mittels bösartiger Links und gefälschter Webseiten an Logins und andere sensible Daten zu gelangen. Mit einem dedizierten Business-Messenger wie Threema Work lässt sich dieses Risiko erheblich verringern, wenn nicht ganz ausräumen: Administratoren können im Vorhinein festlegen, dass Mitarbeiter nur mit internen Personen und ausgewählten Externen in Kontakt treten können. Zudem gibt die Verifikationsstufe in der App an, ob es sich beim Gesprächspartner um einen internen oder einen externen Kontakt handelt, was einen wirksamen Schutz vor Phishing darstellt.
Instant Messenger sind etabliert im privaten Umfeld
Fast jeder hat mindestens eine Instant-Messaging-App auf dem Smartphone installiert und nutzt diese im privaten Umfeld. Weil der schnelle Informationsaustausch via Chat so praktisch ist, nutzen viele ihre private Chat-App auch für berufliche Zwecke, besonders für die schnelle und informelle Kommunikation neben E-Mail. Dass herkömmliche Messaging-Dienste jedoch nicht mit geltenden Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO vereinbar sind, kann für Unternehmen auch finanzielle Folgen haben. Die Lösung ist ein dedizierter Instant Messenger für den Geschäftsalltag: Die Nutzer sind mit der Handhabung bereits vertraut, und Anforderungen an eine sichere Unternehmenskommunikation werden erfüllt.
Niederschwellige Kommunikation
Eine Nachricht per E-Mail zu versenden, geht am Computer einfach und geht schnell vonstatten. Auf dem Smartphone lässt die Handhabung von E-Mail-Clients jedoch häufig zu wünschen übrig, insbesondere bei HTML-E-Mails und längeren Threads werden Konversationen schnell unübersichtlich. Sollen grössere Dateien angehängt werden, stösst die E-Mail schnell an ihre Grenzen, während sich mit Threema Work grössere Dateien und Dokumente problemlos versenden und dank dem Web-Client / der Desktop-App auch am PC öffnen lassen. Falls das Niederschreiben eines Gedankengangs in der Hektik des Geschäftsalltags zu zeitaufwendig sein sollte, bieten sich Sprachnachrichten oder Anrufe an. Und weil die App auf dem Smartphone installiert ist, werden mobile Mitarbeiter ebenso schnell und effizient erreicht wie solche, die über einen festen Büroarbeitsplatz verfügen.
Trotz ungenügender Sicherheit und mangelnder Effizienz ist (und bleibt) E-Mail ein fester und unverzichtbarer Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Für den sicheren Austausch geschäftlicher Daten, grössere Flexibilität und eine schnellere Kommunikation lohnt es sich jedoch, zusätzlich auf einen dedizierten Business-Messenger wie Threema Work zu setzen. Machen Sie sich selbst ein Bild von Threema Work und testen Sie den Business-Messenger kostenlos für 30 Tage: